Como estruturar um processo de onboarding de sucesso

A verdade é que, quando o assunto é RH, todo mundo pensa em recrutamento e gestão de pessoas, o que envolve diretamente o processo de onboarding. 

Afinal, sem isso não dá para alcançar a tão sonhada equipe alinhada, com propósito, que gera resultados e, claro, joga a produtividade lá em cima. 

São as pessoas e suas particularidades que enchem os ambientes corporativos de diversidade e ampliam as oportunidades de negócios a serem exploradas. 

Ainda ajudam a manter a cultura organizacional da empresa em constante manutenção e transformação. 

Tudo isso a partir de novos pontos de vista, outras vivências de mundo e bagagens que somam a rotina do time.  

Mas a verdade da qual poucas pessoas sabem é que um dos passos fundamentais na construção da desejada equipe perfeita é o processo de onboarding.    

Então, se você quer acertar em cheio na retenção de colaboradores e manter aquecido o crescimento da sua empresa, continue lendo e aprenda como estruturar um processo de onboarding de sucesso, assim como os benefícios que ele pode trazer para os novos recrutamentos. 

O que é onboarding? 

Primeiro vamos começar te explicando o que é, afinal, o significado de onboarding. Se levarmos em conta a tradução ao pé da letra, do inglês, o termo significa integração. 

Na prática, o que significa onboarding tende a ir além de uma integração. Se trata da base que um novo colaborador terá sobre a cultura organizacional e a forma com que a rotina acontece na sua empresa. Um treinamento personalizado, por assim dizer.  

Isso desde o momento em que ele inicia o novo emprego até o dia em que já se sente confortável na função que exerce. É uma série de atividades para colocar o novo membro do time por dentro de tudo o que está rolando e conhecer a empresa.  

As famosas boas-vindas, que visam guiar os colaboradores dentro do novo sistema ao qual estão expostos. É também o momento de apresentar a forma com que as demandas do dia a dia são conduzidas, regras internas, tirar dúvidas e, claro, entrosar o novato com a equipe.  

É no processo de onboarding que o recém contratado terá a chance de vivenciar, na prática, a experiência de trabalhar na empresa.  

Sabe aquele gostinho de pertencimento? É no onboarding que ele começa! O objetivo é despertar no colaborador a vontade de permanecer no time e sentir a famosa identificação à primeira vista com a cultura organizacional. 

Como criar um processo de onboarding de sucesso? 

Agora que você já entendeu o que é o processo de onboarding, vamos para a prática! Como toda novidade, é preciso testes, erros, acertos e constantes manutenções.  

É normal levar um tempo para encontrar o modelo ideal. Inspire-se em exemplos de onboarding, mas não se esqueça: a empresa é um órgão vivo e mutável. Assim como os possíveis novos colaboradores, com personalidades e ideias distintas.  

Ainda assim, existem algumas dicas de como começar a estruturar um onboarding de sucesso, que facilitam o trabalho. Confira! 

Tire todas as dúvidas 

Quem nunca teve dúvidas ao chegar em um emprego novo? Por isso, estenda a mão e esteja sempre disponível para tirar dúvidas.

Ainda mais importante, deixe com que a pessoa se sinta confortável para perguntar e entenda a marca empregadora como um local acolhedor e honesto com sua cultura de integração.  

Promova a inclusão 

O famoso quebra gelo, ações que tem como objetivo entrosar a galera, dar um empurrãozinho para que novas amizades surjam. 

Desenvolva dinâmicas em grupo, ofereça um happy hour na empresa, crie uma roda de conversa para que cada um se apresente etc.  

As opções são muitas, tudo vai depender da personalidade do colaborador e, claro, da cultura da marca empregadora. 

Prepare a chegada 

Todo mundo gosta de um bom mimo e de se sentir bem-vindo. Por isso, que tal preparar um Kit de Onboarding?  Presenteie o novo colaborador com itens de papelaria, instrumentos de trabalho, uniformes, crachás e o que mais demonstrar sua cultura.  

Uma cartinha de boas-vindas é outra ideia, junto de algumas informações importantes para a rotina de trabalho, incluindo informações sobre possíveis benefícios flexíveis disponíveis. Vale até fornecer arquivo contando mais sobre a história para que ele conheça mais a empresa. 

Apresente o ambiente de trabalho 

Faça um verdadeiro tour pelo espaço físico da empresa, no caso de um modelo de onboarding para recrutamento para atuação presencial. Para atuação em home office, com os famosos nômades digitais, é válido fazer uso da tecnologia e desenvolver ações em um digital onboarding. Já no caso de modelos de trabalho híbrido é possível combinar o tour durante os dias presenciais.

Apresente as salas e mesas de cada profissional, as funções que exercem e afins.  

Essa é uma forma do colaborador entender melhor os processos e a distribuição de responsabilidades. 

Mostre onde fica a cozinha e explique sobre como funciona a alimentação durante o almoço. Leve-o para conhecer as áreas de descanso, entretenimento, sala de reuniões e por aí vai. A ideia é que o novo contratado conheça toda a estrutura disponível para ele. 

Indique um mentor ou padrinho 

A gente sabe que não dá para explicar e mostrar tudo em um único dia. Por isso, o onboarding precisa de planejamento e mais tempo hábil para ser executado.  

Uma forma de facilitar esse processo é desenvolver o sistema de apadrinhamento de novos colaboradores. Como isso funciona? 

Basicamente se trata de escolher colaboradores que já possuem mais tempo de empresa e dar a eles a responsabilidade de acompanhar e ajudar de perto o novato no dia a dia.  

Esse colaborador passa então a ser um mentor/padrinho do recém chegado e será um rosto amigo para esclarecer dúvidas e ajudar com possíveis demandas.  

Disponibilize canais de conhecimento 

Pensa comigo: quanto mais informações para guiar os colaboradores estiverem disponíveis, mais rápido ele conseguirá se adaptar, certo? 

Por isso, disponibilize também canais para que ele conheça vocês!  Sites, canais no Youtube, plataformas internas de gestão de demandas, manuais de marca, tudo isso pode servir de combustível para uma integração efetiva.  

Foque na experiência do colaborador  

A experiência do colaborador é um ponto que jamais deve ser esquecido no momento de elaborar o modelo ideal de onboarding.  

Afinal, se não for possível fornecer uma experiência satisfatória, as taxas de rotatividade seguirão crescendo e a baixa assertividade no recrutamento de pessoas adequadas também.  

Por isso, deixe sempre a linha de diálogo bem aberta, seja sempre honesto e transparente durante todo o processo, promova ações de feedback para ouvir opiniões, elogios e críticas. Dessa forma, a chance  de lapidar a experiência deixando-a ideal é maior. 

5 benefícios do processo de onboarding 

1. Capacitação de profissionais

Um dos pontos chave do onboarding é a capacitação de profissionais. Isso porque funciona basicamente como um treinamento personalizado no qual o novo contratado aprende a lidar com o serviço diário da forma correta. Assim ajuda a manter o padrão de entregas da equipe equilibrado, sem a necessidade de processos complexos de adaptação. 

2. Alinhamento à cultura organizacional

Já que falamos de manter tudo equilibrado, o mesmo vale para a cultura organizacional da empresa. Fica mais fácil vestir a camisa e seguir os hábitos corporativos quando o onboarding realmente é efetivo. 

3. Contratações mais assertivas

Sabe aquela história de qualidade ser melhor do que quantidade? Pois bem, o onboarding te ajuda a recrutar apenas os melhores e mais alinhados talentos, de acordo com o que a empresa procura.  

4. Retenção de colaboradores

Quem quer ir embora quando já sente que a firma é o seu segundo lar? Com um bom processo de onboarding, as taxas de rotatividade tendem a ficar cada vez menores.  

Afinal, todo mundo dança junto na mesma sintonia. Esse é um ritmo que só quem conhece o poder do trabalho em equipe sabe a transformação profissional (e pessoal) que ele traz.   

5. Evolução da empresa

Por fim, mas não menos importante, não podemos deixar de ressaltar o quão essencial o onboarding pode ser para a evolução da empresa.  

Através dele será possível observar pontos a melhorar, processos que merecem mais atenção, tudo baseado na facilidade (ou não) de adaptação. 

É também um momento importante para analisar se o que está sendo “vendido” no onboarding condiz com a realidade da empresa.  

Manter a teoria alinhada com a prática é fundamental para não gerar frustrações na relação entre marca empregadora e colaborador.  

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